MARPOL – Какво трябва да знаем за електронните дневници?

Mалко време ни дели от момента, в който IMO ще одобри използването на електронни дневници.

Очаква се това да се случи на седемдесет и четвъртата сесия на комитета по опазване на морската среда (MEPC 74), която ще се проведе в периода 13-17 май, 2019г.

Според IMO, електронните дневници имат много предимства и ще срещнат широка подкрепа от екипажите.

Предвижда се следните дневници да могат да се водят в електронен формат:

Oil Record Book, parts I and II (MARPOL Annex I, regulations 17.1 and 36.1);

Cargo Record Book (MARPOL Annex II, regulation 15.1);

Garbage Record Book, parts I and II (MARPOL Annex V, regulation 10.3);

Ozone-depleting Substances Record Book (MARPOL Annex VI, regulation 12.6);

Recording of the tier and on/off status of marine diesel engines (MARPOL Annex VI, regulation 13.5.3);

Record of Fuel Oil Changeover (MARPOL Annex VI, regulation 14.6);

Record Book of Engine Parameters (NOx Technical Code, paragraph 6.2.2.7).

Какви изисквания се поставят пред електронните дневници?

На първо място те трябва да отговарят на приложимите изисквания на MARPOL и да са одобрени от флаговата администрация.

Да не допускат одобряване от капитана на записи, които не съдържат цялата необходима информация. Например за изхвърляне в морето на твърди отпадъци съгласно MARPOL Annex V, записът да не може да бъде предоставен за одобряване от капитана, без да са въведени координати. За по-голяма прецизност се препоръчва (когато е приложимо) инсталиране на технически средства, за автоматично въвеждане на изискваната информация с възможност за ръчно въвеждане в случай на повреда. Автоматично генерираните данни трябва да са защитени срещу фалшифициране, а системата да записва всеки опит за подправяне/манипулиране.

Електронните дневници трябва да бъдат във формат и да съхраняват информацията за необходимия период от време, както се изисква от съответните анекси на MARPOL, за да улеснят преминаването от хартиени към електронни версии.

Трябва да могат да разпечатват извадки за предоставяне на проверяващите органи.

Да могат да се актуализират при изменения на MARPOL, като това не трябва да засяга записите направени до момента на актуализацията. Актуализацията трябва да се извършва преди влизане в сила на измененията.

Да осигуряват контрол на достъпа в зависимост от отговорностите. Като минимум достъпът трябва да се осъществява с уникален персонален идентификатор и парола. Това ще позволи идентифицирането на операторите отговорни за фалшиви или пропуснати записи.

MARPOL изисква подписи на отговорните лица, поради което рябва да се съхранява история на действията извършени от всеки от операторите, за да се идентифицира еднозначно от кого е бил направен или променен всеки запис.

Трябва да са осигурени мерки за разпознаване и предотвратяване на опити за неоторизирано изтриване, повреждане или промяна на записи. Всяка промяна трябва да се записва автоматично и да се вижда отчетливо, в електронен вид, и на генерираните разпечатки. Системата трябва да съхранява и да може да визуализира, както оригиналния, така и променения запис.

Ако се налага корекция на запис, трябва да се посочи причината и да се идентифицира оператора извършил промяната с цел проверка и потвърждение от капитана. Оригиналният запис и всички промени трябва да са съхранени и видими.

MARPOL изисква информацията в дневниците да бъде проверена и подписана от капитана. Поради това електронните дневници трябва да осигуряват допълнителен идентификационен код удостоверяващ, подобно на електронен подпис, че единичен или група записи са били проверени.

Както е известно MARPOL изисква събитията да се документират в дневниците в кратък срок след приключване на действията по тях. Електронните дневници трябва да пазят архив на записите, корекциите и проверките от капитана, заедно с времето на тяхното извършване. Това ще позволи лесно откриване на записи, които е трябвало да бъдат направени във времето (няколко дни, седмици), но са извършени наведнъж в един и същи ден.

За да осигури навременно одобряване на всички записи, системата ще предупреждава автоматично капитана. Препоръчва се проверката и одобряването да стават преди пристигане в пристанище. Неодобрените записи трябва да бъдат придружени от описание на причините за това. Ако някой от записите бъде променен след като веднъж е бил одобрен от капитана, системата автоматично ще го маркира като неодобрен и очакващ повторно одобрение, уведомявайки за това капитана.

Системата следва да позволява записите, свързани с документи, като например бележки за предаване на брегови съоръжения, да реферират към съответния хартиен документ или той да може да бъде сканиран и прикрепен в електронен формат. Оригиналите задължително се съхраняват на борда.

Трябва да е осигурена възможност за съхраняване на резервни копия и възстановяване на информацията. Да има алтернативен източник на захранване за да се гарантира непрекъснат достъп до системата.

Електронните дневници трябва автоматично да правят архивни копия на независимо от системата устройство след всяка промяна в дневника. Архивните копия трябва да бъдат кодирани и защитени от подправяне, като позволяват единствено разчитане на информацията и прехвърляне на други устройства или разпечатване.

Всеки електронен дневник отговарящ на изискванията трябва да притежава сертификат (DECLARATION OF MARPOL ELECTRONIC RECORD BOOK) издаден от администрацията на флага или призната от нея организация, който да е наличен на борда на кораба.